يواجه العديد من الأشخاص صعوبة شديدة في إدارة الوقت، ورغم أن كثيرين يبدأون يومهم بوضع خطة للمهام التي عليهم إنجازها، إلا أنهم سرعان ما يجدون أنفسهم مشتتين، ويركزون على المهام الأقل أولوية، أو يؤجلون العمل من الأساس، مما يؤدي إلى تراكم المهام عليهم في لحظة ما.
ورغم أنه لا يوجد حل لهذه المشكلة يناسب جميع الأشخاص، إلا أن هذا التقرير يستعرض طرقاً تساعد الأشخاص على إدارة وقتهم بشكل أفضل حسب شخصيتهم وأسلوب عملهم.
أولاً مشكلة تعدد المهام
– عندما يحاول الأشخاص القيام بعدة مهام في وقت واحد، فعادة ما ينجز البعض القليل جداً منها.
– يرجع ذلك لسببين، أولهما استحالة ذلك من الناحية البيولوجية، لأننا جميعاً نمتلك سعة عقلية محدودة.
– من ثم فإن المخ يبذل جهداً إضافياً للتعامل مع الأفكار المتعددة في وقت واحد، عندما يقوم الأشخاص بالتنقل بين المهام.
– تعتمد قدرة الأشخاص على إنجاز الأشياء أو المهام على مدى قدرتهم على التركيز على مهمة واحدة خلال وقت محدد، سواء كان هذا الوقت خمس دقائق أو ساعة.
– السبب الثاني أن القيام بمهام متعددة، والتنقل بين المهام، يزيد من احتمالية ارتكاب الأخطاء، فالأشخاص يكونون أكثر كفاءة عندما يركزون على مهمة واحدة.
كيف تركز على مهمة واحدة؟
من أجل تحقيق أقصى استفادة من وقت العمل، يحتاج الأشخاص إلى إعداد بيئة عمل تشجعهم على التركيز على مهمة واحدة فقط، ويستعرض الجدول التالي تغييرات بسيطة يمكن أن تساعد الأشخاص على تحسين إنتاجيتهم.
|
3 طرق لمساعدة الأشخاص على التركيز على مهمة واحدة |
|
|
الطريقة |
الشرح |
|
1- مقاومة مصادر التشتت |
– يجب أن يحاول الأشخاص مقاومة مصادر التشتت، بما في ذلك مقاومة رغبتهم في الاطلاع على مواقع التواصل الاجتماعي أثناء عملهم.
– قد يحتاج بعض الأشخاص إلى تحميل تطبيقات تساعد على التخلص من التشتت، مثل “سيلف كنترول”، و”فريدوم”، وتساعد مثل هذه البرامج الأشخاص على التركيز، من خلال حظر تطبيقات ومواقع التواصل لفترة محددة.
|
|
2- الحركة |
– إذا شعر الشخص بأنه لا يستطيع التركيز، فعليه أن يتوقف عن العمل، ويذهب للتجول مثلا، إذ يساعد المشي الأشخاص على تحسين المزاج وزيادة التركيز.
|
|
3- تقسيم العمل إلى فترات زمنية |
– يمكن أن يضبط الشخص ساعة التوقيت لمدة خمس أو عشر دقائق، ويلتزم بالتركيز على مهمة واحدة خلال هذا الوقت، ثم يرتاح لمدة دقيقة، يعود بعدها للعمل لمدة خمس أو عشر دقائق أخرى وهكذا.
|
بالنسبة للأشخاص المماطلين
قد يماطل العديد من الأشخاص ويؤجلون المهام لوقت لاحق، وهاتان الخطوتان البسيطتان تساعداهم في تجاوز ذلك ورفع قدرتهم الإنتاجية.
|
نصائح لمساعدة الأشخاص المماطلين على تحسين إنتاجيتهم |
|
|
النصيحة |
الشرح |
|
1- المساءلة |
– لعلاج مشكلة التأجيل، يمكن للشخص أن يطلب من مديره أو زميله في العمل، أن يستلم منه تقارير منتظمة عن مراحل تقدمه في المشروع الذي يقوم عليه، بحيث يعرب الشخص المسؤول عن هذه المهمة عن تقديره في حالة إنجاز المهام في الوقت المحدد، ويعرب عن إحباطه في حالة عدم تحقيق الأهداف الموضوعة، فذلك سيحمس الأشخاص المماطلين على إنجاز المهام دون تسويف.
|
|
2- وضع قائمة بالمهام |
– من المهم أن يضع الشخص في نهاية كل يوم عمل قائمة بالمهام التي يرغب في إنجازها في اليوم التالي، فذلك سيساعده على عدم التشتت بين المهام المتعددة.
– في حين يفضل بعض الأشخاص كتابة قائمة المهام على الأوراق، ووضع علامة أمام كل مهمة يقومون بإنجازها، يفضل آخرون الاعتماد على التطبيقات، ومن بين التطبيقات التي يمكن استخدامها لإعداد قائمة بالمهام تطبيق ” تودويست”، و “إيفر نوت”.
|
أن يعمل الشخص لساعات طويلة لا يعني أنه سينجز الكثير من المهام، ففي بعض الأحيان قد تكون أفضل طريقة لإنجاز مهمة ما، ألا يعمل عليها الشخص لفترة طويلة، وفي هذا السياق هذه نصائح للأشخاص الذين يعملون لفترات طويلة.
|
نصائح للأشخاص الذين يعملون لساعات طويلة |
|
|
النصيحة |
التوضيح |
|
1- تحرك أكثر |
– يؤثر الجلوس لفترات طويلة سلباً على إنتاجية الأشخاص، بينما يساعد الوقوف والحركة على تحسين تدفق الدم إلى الدماغ، لذلك ينصح الخبراء الأشخاص بأخذ راحة خلال العمل، يقفون فيها ويتحركون، من أجل إعطاء الدماغ فرصة للراحة من العمل.
|
|
2- أخذ فترات راحة طويلة |
– يؤثر العمل لساعات طويلة سلباً على الإبداع، لذلك من المهم عندما يلاحظ الشخص أي علامة تدل على إرهاقه الذهني مثل قراءة الجملة نفسها مراراً وتكراراً، أن يبدأ في أخذ فترات راحة طويلة حتى يعيد شحن طاقته، ويعد النوم أفضل طريقة لأخذ استراحة طويلة وإعادة شحن الطاقة.
|
|
3- أخذ قيلولة |
– من الطبيعي أن يبدأ الأشخاص في الشعور بالإرهاق خلال فترة بعد الظهر، ويمكنهم أن يشحنوا طاقتهم بأخذ قيلولة لمدة 20 دقيقة.
|
|
4- التغلب على الإجهاد |
– عندما يشعر الأشخاص بالإرهاق الشديد، يبدأون في التنفس بسرعة، ويتسبب ذلك في إرسال كمية أقل من الأكسجين إلى الدماغ، مما يجعل الأشخاص أكثر توتراً، ويتشوش تفكيرهم، ويمكن التغلب على هذه المشكلة من خلال التنفس بعمق وبطريقة صحيحة.
|
